Todos nós sabemos que planejar é tão importante como executar nos processos produtivos e administrativos. O Ciclo PDCA (PLAN , DO, CHECK, ACT) é conhecido de todos.
Mas será que na prática sabemos aplicá-lo ou saber se ele está funcionando?
Certa vez em uma empresa de tecnologia, notei que o ciclo era tão rápido que o foco estava no PLANEJAR, com uma ferramenta sofisticadíssima de planejamento de materiais, e em EXECUTAR. Faltava consistência no processo de analise e controle, como revalidação das variáveis utilizadas na fase de planejamento. Então a Fase ACT, virou REACT....
Os valores da performance ficaram trocados. O numero de problemas e surpresas eram tão grandes que a empresa passou a premiar os “Bombeiros”, aqueles com maior habilidade de resolver problemas rapidamente.
Faltava cérebro no processo de entender tendências e “causas raiz”. E na hora de “pensar”, já se iniciava novo ciclo , PLAN, DO, REACT.
E o mais incrível que a justificativa para as variações eram, apesar de totalmente superficiais, aceitas por todos, já que “temos que EXECUTAR rapidamente”.
Criou-se uma empresa com incrível capacidade de justificativas e repetição de erros.
Ferramentas de analise de processos ajudam em muito no controle do processo, mas sempre baseadas em PREMISSAS do que se esperar, mas isso não é suficiente. É preciso analisar tendências com ferramentas com base estatística tais como PARETO, Six Sigma etc, sem fazer disso um programa forçado à população da sua empresa.
As empresas apenas aprenderão e investirão em um processo de “Analise embasada” quando aprenderem a calcular o CUSTO DAS SURPRESAS OPERACIONAIS e o BENEFICIO DA PREVISIBILIDADE para melhor planejar, melhor controlar e consequentemente melhor executar.
O Cálculo destes custos e benefícios deve ser objetivo e seus resultados Tangíveis, e a sua inter-relação com resultados maiores , tais como melhoria na produtividade, melhoria na qualidade dos processos e rentabilidade, tem que ser apresentado. Assim premiam-se as ações de erradicação dos problemas e entendimento das variações e não a solução apenas.
Daniel Maçano Junior
Consultor da IT4LEAN Consulting.
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